Itt az elektronikus munkakönyv │ KISZó-háttér

Ukrajnában 2021. június 10-től kerültek bevezetésre az elektronikus munkakönyvek. Egy ötéves átmeneti időszak folyamán valamennyi ukrajnai munkavállaló foglalkoztatásának adatait át kell konvertálni digitális formátumba. Miután az Ukrán Nyugdíjalap ellenőrzi az adatokat, beviszi a digitalizált dokumentumokat a kötelező állami társadalombiztosítási nyilvántartásba, és létrejön az elektronikus munkakönyv végleges változata. Így szükségtelenné válik a papíralapú munkakönyv, amelyet a munkavállaló megőrizhet, vagy ha szeretné, kérésére az elektronikus változattal párhuzamosan megmaradhat.

Magyar Tímea

Hogy mit takar az elektronikus munkakönyv kifejezés, hová és hogyan kell benyújtani, arról Pavlo Hanulics, a megyei Nyugdíjalap információs rendszerekkel és elektronikus nyilvántartásokkal foglalkozó osztályának vezetője nyújtott tájékoztatást.

– Az elektronikus munkakönyv a papíralapú munkakönyv digitális analógja – magyarázza Pavlo Hanulics. – Azért vezették be, hogy javítsák az ukránok munkaügyi tevékenységének ellenőrzését, csökkentsék a papíralapú okmányforgalmat, és ami most, a háborús körülmények között különösen fontos, megelőzzék a nyugdíj megítéléséhez szükséges iratok elvesztésének vagy megrongálódásának kockázatát. A digitalizált munkakönyv lehetővé teszi a munkavállaló számára, hogy bármikor ellenőrizze biztosítási nyilvántartását, és a jövőben automatikusan, online nyugdíjba vonuljon anélkül, hogy felkeresné a nyugdíjosztályt.

– Mely dokumentumokról kell másolatot készíteni?

– Az a helyzet, hogy Ukrajnában a kötelező állami nyugdíjbiztosításról szóló, 2003. 07. 07-én kelt 1058-IV. számú ukrán törvény hatálybalépésével bevezették a „biztosított szolgálati idő” fogalmát, amit 2004. január 1-től használnak. Ezt megelőzően a szolgálati idő munkaviszonynak számított. A 2004. január 1. előtti szolgálati időt a munkakönyv és egyéb dokumentumokba történő bejegyzések alapján veszik figyelembe. Ezeket digitális formátumba kell konvertálni.

Ehhez a munkakönyv és a szolgálati időt igazoló más dokumentumok összes oldaláról időrendi sorrendben szkennelt fénymásolatot kell készíteni.

A munkakönyv mellett ezek lehetnek az iskolai végzettség befejezését igazoló dokumentumok, születési anyakönyvi kivonat (nők esetében), katonai igazolvány, munkaviszony igazolása és egyéb dokumentumok. Ez azért fontos, mert például 2004-ig a felsőoktatási intézmények nappali tagozatos tanulmányai is bekerültek a munkaviszonyba. Ezért, ha valaki ezen időszak előtt tanult, és rendelkezik a vonatkozó éveket igazoló oklevéllel, szkennelje be, és adja hozzá a munkakönyvhöz és egyéb dokumentumokhoz.

A szkennelt másolatok feltöltéséhez elektronikus aláírással kell bejelentkezni az Ukrán Nyugdíjalap hivatalos honlapján a „Tájékoztatás a munkavállaló munkaviszonyairól” menüpontba. Ezt megteheti személyesen a munkavállaló vagy a munkáltató.

Az Ukrán Nyugdíjalap Igazgatóságának 2021. március 12-i 11. számú határozata értelmében az adatszolgáltatás sorrendje alapján mindenekelőtt 2 vagy annál kevesebb évvel a nyugdíjkorhatár betöltése előtt álló személyek munkavállalási tevékenységéről, illetve a 2000. július 1-je előtt munkavégzésre jogosult személyek munkavállalási tevékenységéről kell tájékoztatást benyújtani.

Fontos megérteni, hogy 2021. június 10-ig a személy munkatevékenységét igazoló dokumentum eredetije a papíralapú munkakönyv, minden ezen időpont után történt eseményt a biztosítási nyilvántartás igazol. Ettől az időponttól kezdődően az ukrán munkajogi törvénykönyv 48. cikke értelmében a munkavállaló munkatevékenységének nyilvántartása elektronikus formában történik a biztosítottak elektronikus nyilvántartásában.

Miután a munkáltató vagy egy állampolgár benyújtotta a dokumentumok fénymásolatait a Nyugdíjalap internetes portálján keresztül, azokat a hivatal szakemberei digitális formátumba konvertálják, összehasonlítják a munkafüzet bejegyzéseit a biztosítási nyilvántartásban jegyzett egyén személyi kártyáján már szereplő adatokkal. Ha szükséges, tájékoztatják az érintettet, hogy milyen további dokumentumokkal kell kiegészítenie azokat.

 – Egyes munkáltatók arra kényszerítik a munkavállalókat, hogy a dokumentumok fénymásolatait személyesen nyújtsák be a Nyugdíjalaphoz. Ehhez a munkavállalónak elektronikus aláírást kell létrehoznia, ami persze sokak számára gondot okoz. Ez korrekt eljárás?

– A Nyugdíjpénztár számára mindegy, hogy ki nyújtja be a munkakönyv fénymásolatát – személyesen  vagy a munkáltató. Az a fontos, hogy a dokumentumok benyújtásának technológiai sorrendjét betartsák. De természetesen a vállalatoknál több lehetőség van az iratok szkennelésére és benyújtására. De mint mondtam, ezt bárki megteheti.

– Hogyan léphet be valaki a személyes oldalára a Nyugdíjalap portálon?

– Csakis elektronikus aláírással, amely beszerezhető az Állami Adószolgálatnál, az akkreditált kulcshitelesítési központnál, valamint néhány banknál: PrivatBank, Ukrsibbank, FUIB, Alfa-Bank, Credit Agricole Bank stb.; valamint ID.GOV.UA szolgáltatáson keresztül.

– A dokumentumok digitalizálása és nyilvántartásba vétele után hol találhatjuk meg az elektronikus munkakönyvünket?

– Az Ukrán Nyugdíjalap elektronikus szolgáltatásainak portálján lévő személyes fiókba kell belépni, és le kell kérni az „Információ a végzett munkaügyi tevékenységről” tanúsítványt.

– Régiónkban hány munkaügyi könyvet kell digitalizálni, és ez milyen arányban történt már meg?

– Ma több mint 246 600 alkalmazottat tartanak nyilván  megyénkben. Az Ukrán Nyugdíjalap Kárpátalja megyei főigazgatóságának szakemberei idén augusztus 1-ig csaknem 42 ezer kárpátaljai munkakönyvet digitalizáltak. Ez mindössze 17 százalékot jelent, így felhívnám az érintettek figyelmét, hogy ne késlekedjenek a munkafüzetek digitális formátumba valóátvitelével, mert ez jelentősen megkönnyíti a jövőben az alkalmazottak nyugdíjának megítélését.